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xdomea: XÖV-Standard für den IT-gestützten Austausch und die IT-gestützte Aussonderung behördlichen Schriftgutes

 

Die Digitalisierung der Verwaltung schreitet mit immer höherer Geschwindigkeit voran. Einen weiteren Schub wird das Onlinezugangsgesetz geben. Die Digitalisierung bedeutet aber auch den Ausbau der digitalen Aktenführung in den Verwaltungen. Digitale Schriftgutverwaltung hält somit in immer mehr Verwaltungen Einzug.

 

Die Zusammenarbeit der verschiedenen Verwaltungen erfordert den Austausch der digitalen Schriftgutobjekte, u.a.

·       in arbeitsteiligen Prozessen,

·       bei Zuständigkeitswechseln,

·       der Abgabe behördlichen Schriftgutes an die Archive von Bund, Ländern und Kommunen.

 

Der Bedarf, diesen Austausch zu standardisieren, wurde frühzeitig erkannt. So entstand bereits 2003 der Standard xdomea, damals noch als einfaches XML-Schema.

 

Im Jahr 2009 erfolgte die Veröffentlichung der Version 2.0, die gemäß XÖV-Spezifizierung die Nachrichten-basierte Kommunikation unterstützt. Die Nachrichten unterstützen insbesondere die Verwaltungsprozesse

·       Abgabe durchführen

·       Aktenplan austauschen

·       Aussonderung durchführen

·       Geschäftsgang durchführen

·       Information austauschen

·       Fachverfahrensdaten austauschen,

können aber auch in anderen Verwaltungsprozessen eingesetzt werden.

 

Auch der IT-Planungsrat hat den Bedarf zum Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten festgestellt und die Arbeitsgruppe "AVD" eingesetzt und beauftragt, einen geeigneten Standard zu evaluieren. Die Arbeitsgruppe AVD hat zunächst eine Bedarfsbeschreibung erstellt, welche insbesondere die Anforderungen an den Austausch von Schriftgutobjekten beinhaltet. Die Arbeitsgruppe AVD hat anhand der Anforderungen xdomea bewertet und kam zu dem Ergebnis, dass xdomea die Anforderungen der Bedarfsbeschreibung weitestgehend erfüllt und kein anderer geeigneter Standard existiert.

 

Der IT-Planungsrat hat daraufhin in seiner 24. Sitzung am 02.10.2017 die Anwendung des Standards xdomea für den Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten beschlossen (Entscheidung 2017/39). xdomea ist zurzeit in der Version 2.4.0 verfügbar.

 

Die Arbeitsgruppe xdomea bewertet zurzeit die Anforderungen der Arbeitsgruppe AVD, die xdomea nicht oder nicht umfänglich erfüllt. Diese sollen in einer xdomea-Version, die voraussichtlich im zweiten Quartal 2020 erscheint, umgesetzt werden. Ein weiteres Thema ist die Zusammenarbeit bzw. die Integration mit anderen XÖV-Standards.

 

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Verfasser

 

Der Standard xdomea wird von der gleichnamigen Arbeitsgruppe des IT-Planungsrates weiterentwickelt und gepflegt. Mitglieder der Arbeitsgruppe sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der allgemeinen Verwaltung, der Archivverwaltung sowie staatlicher und kommunaler IT-Dienstleister.

 

Der AG xdomea können weitere Interessierte der o.g. Organisationen beitreten.

 

Der Betrieb des Standards erfolgt durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

 

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Versionen und weitere Informationen

 

Die aktuellen sowie vorangegangenen Versionen der Standard-Dokumente sind unter www.xrepository.de zu finden.

 

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Kontakt

 

Falls Sie weitergehende Fragen haben (z. B. bzgl. der Einbindung von xdomea in Ihren XÖV-Standard), so unterstützen wir Sie gerne. Bei Bedarf stellen wir Ihnen xdomea mitsamt der Nutzungsmöglichkeiten auch im Rahmen Ihrer Arbeitsgruppensitzungen vor. Nehmen Sie dazu einfach Kontakt über die nachfolgende E-Mail-Adresse zu uns auf:

 

info@xdomea.de

 

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Impressum

 

Herausgeber der Internetseiten

AG xdomea des IT-Planungsrates

info@xdomea.de

 

Redaktion, Koordination und Informationspflege

Lutz Rabe

Senatorin für Finanzen

Referat 44 - Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)

Rudolf-Hilferding-Platz 1

28195 Bremen

kosit@finanzen.bremen.de

 

Konzeption und Gestaltung

Die Konzeption und Gestaltung dieser Webseite erfolgte von der AG xdomea des IT-Planungsrates.

 

Technische Umsetzung

]init[ AG für digitale Kommunikation, Berlin

 

Haftungsbeschränkung

Die AG xdomea des IT-Planungsrates schließt hinsichtlich aller Anwendungen, Informationen und sonstigen Elemente, die unter der URL www.xdomea.de präsentiert werden, Schadensersatzansprüche aus Pflichtverletzung sowie Schadensersatzansprüche aus Delikt aus, sofern die Schadensursache nicht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruht.

 

Im Falle der Verletzung einer vertragswesentlichen Pflicht wird auch für leichte Fahrlässigkeit gehaftet, jedoch nur für unmittelbare Schäden. Diese Begrenzung gilt nicht für Personenschäden.

 

Datenschutzhinweis

Soweit Namen auf der Homepage der AG xdomea des IT-Planungsrates angegeben sind, haben die Betroffenen zugestimmt. Aus datenschutzrechtlichen Gründen musste im Übrigen von Namensnennungen abgesehen werden.

 

Barrierefreiheit

Wir haben uns bemüht, die Inhalte weitestgehend barrierefrei zu gestalten. Für eine kritische Durchsicht und Rückmeldung sind wir dankbar.

 

Externe Links

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Datenschutz

 

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Soweit Namen angegeben sind, haben die Betroffenen zugestimmt. Aus datenschutzrechtlichen Gründen musste im Übrigen von Namensnennungen abgesehen werden.

 

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